Se crea en la empresa japonesa Toyota en los años 60. Su objetivo es lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios, ganando productividad y mejorando el entorno laboral. Se aplica a todo tipo y tamaño de empresas, cualquiera que sea su actividad.
Se encuadra en la cultura empresarial de la Calidad. Se basa en conceptos sencillo, lógicos y que todo el mundo conoce, sin que sean necesarios grandes conocimientos de gestión u organización. Exigen una metodología rigurosa, disciplinada y constancia. Implican a todo el personal de las áreas de la organización en las que se aplica. Su nombre tiene su origen en las cinco fases que las forman que el japonés empiezan por “s”.
Video ilustrativo elaborado por Euskalit, Fundación Vasca para la Excelencia.
FASES “5S”
1ª. Separar innecesarios.
2ª. Situar necesarios.
3ª. Suprimir suciedad.
4ª. Señalizar anomalías.
5ª. Seguir mejorando.
1ª S – SEPARAR LOS INNECESARIOS
- Eliminar lo que no es necesario en el puesto de trabajo.
- Asegurarse de que disponemos de necesitamos lo que realmente
- Recomendaciones generalistas:
- Se desecha todo lo que se usa menos de una vez al año.
- De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta.
- De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos.
- De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo.
- De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.
- Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.
2ª S – SITUAR NECESARIOS
- Establecer un lugar para cada cosa.
- Situar cada cosa en su lugar.
- Identificar claramente todos los elementos y materiales.
- Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, identificando los elementos y lugares del área.
- Algunos criterios de ordenamiento:
Organizar racionalmente el puesto de trabajo.
Definir las reglas de ordenamiento.
Hacer obvia la colocación de los objetos.
Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario.
Clasificar los objetos por orden de utilización.
Estandarizar los puestos de trabajo
Favorecer la disciplina de gestión de almacenamiento FIFO, “primero en entrar, primero en salir”.
3ª S – SUPRIMIR SUCIEDAD
- Identificar y eliminar las fuentes y focos de suciedad.
- Realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo.
- Criterios de limpieza:
Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías.
Volver a dejar sistemáticamente en condiciones.
Facilitar la limpieza y la inspección.
Eliminar la anomalía en origen.
4ª S – SEÑALIZAR ANOMALÍAS
- Poner elementos de control para detectar situaciones irregulares o anómalas.
- Implementar normas sencillas y visibles para todos.
- Guías de referencia:
Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e «identificación de zonas».
Favorecer una gestión visual.
Estandarizar los métodos operatorios.
Formar al personal en los estándares.
5ª S – SEGUIR MEJORANDO
- Asegurar la implantación y mantenimiento de la metodología a lo largo del tiempo.
- Se establecen acciones de mejora continua.
IMPLANTACIÓN “5S”
- 1º. Formación en la metodología y aprendizaje de conceptos.
- 2º. Identificación de necesarios, innecesarios, desordenados, suciedad, etc.
- 3º. Análisis en equipo de las propuestas de mejora a ejecutar.
- 4º. Documentación de conclusiones.
1ª S – SEPARAR LOS INNECESARIOS
- Determinaren equipo las definiciones de necesario einnecesario con realismo y practicidad.
- Conservar lo que realmente se necesita.
- Determinar que se hace con los innecesarios.
- Objetivos:
Eliminar obsoletos y duplicados.
Aprovechar mejor el espacio
Evitar comprar elementos que ya tenemos.
Reducir la sensación de desorganización.
2ª S – SITUAR NECESARIOS
- Decidir los criterios de ubicación e identificación de los elementos de trabajo.
- Los necesarios deben de estar próximos al lugar de uso.
- Todo deberá estar claramente identificado de forma clara y evidente mediante señales, carteles y etiquetas: equipos, materiales, herramientas, documentos, etc.
- Detectar necesidades de identificación y ubicación.
- Adecuar contenedor a contenido.
- Estandarizar recipientes.
- Mantener stocks e inventario actualizados.
3ª S – SUPRIMIR SUCIEDAD
- Mantener limpio el puesto de trabajo, basándose en la eliminación de las fuentes de suciedad.
- Identificar las fuentes o focos de suciedad, los lugares de acceso difícil, parches o reparaciones temporales y los materiales dañados o defectuosos.
- Adoptar acciones correctivas.
4ª S – SEÑALIZAR ANOMALÍAS
- Detectar anomalías y distinguir de forma evidente las situaciones regulares de las irregulares.
- Los sistemas de señalización pueden ser muy variados (señales visuales, indicadores, colores, marcas de situación, etc.)
- Los sistemas de señalización deben verse fácilmente a distancia, ser evidentes para cualquiera y estar, preferiblemente, sobre el elemento a controlar.
5ª S – SEGUIR MEJORANDO
- Permite mantener los logros obtenidos en las cuatro “S” anteriores.
- La herramienta principal es la auditoría.
- Analizar la evolución de los indicadores establecidos.
- A partir de los resultados de las auditorías se ejecutarán las acciones correctoras necesarias.