El nuevo concepto de “oficina sin papeles” avanza en nuestras organizaciones. Es una cultura de implantación lenta y en la que se comenten algunos errores. Hay una serie de casos en los que el papel es necesario y recomendable.

Tal es el caso de las ofertas a clintes, los informes o las facuras emitidas.

• Ofertas a clientes. De ser aceptadas pueden llegar a ser condiderados documentos contratuales y, por lo tanto, es de sumo interés mantener una copia en papel para su archivo. No tanto las ofertas rechazadas. Este planteamiento es válido para aquellas ofertas aceptadas con trabajos finalizados ya que la responsabilidad mercantil dura varios años.

• Informes. Especialmente los de tipo vinculante. Hay que diferenciar en la parte común e igual para cada tipo de informe y la específica de aplicación exclusiva a cada informe. Es esta última la que nos interesa guardar en papel.

• Facturas emitidas. Si bien la normativa fiscal al respecto no obliga a su impresión, también es cierto que en caso de requerimiento o inspección por Hacienda es necesario su presentación en papel y con los datos mercantiles de la sociedad emisora. Por lo tanto, otra vez es recomendable hacer copia en papel de las facturas emitidas.