Toda reunión implica un proceso de comunicación, simple o complejo, uni o bidireccional emisor/receptor, por el que circula la información que, en nuestro caso, tienen carácter empresarial, con implicaciones para las diversas áreas de la Empresa: dirección, gestión, técnica, producción, comercial, recursos humanos, etc.
La importancia que el tratamiento adecuado de la información está alcanzando en la empresa, hace que la REUNION, elemento estructurado base de tratamiento de información, merezca una cuidada atención, midiéndose la eficiencia de una Empresa por la capacidad de gestionar adecuadamente este recurso.
TIPOS DE REUNIÓN
No existe una clasificación exhaustiva del tipo de reuniones. La práctica diaria marca pautas por las que los tipos se entremezclan. La clasificación general por tipos llega hasta una treintena. Sin embargo, es interesante establecer una clasificación genérica que ayude en el proceso de análisis y aprendizaje.
INFORMATIVA:
Su objetivo fundamental es la información, ya sea para identificar el origen de un problema, establecer opiniones y juicios de las personas implicadas, comunicar decisiones, transmitir ordenes, etc. En este tipo de reunión no se entra en el análisis de asuntos o cuestiones, como tampoco en la toma de decisiones por parte de los participantes.
CONSULTIVA O ANALISIS DE PROBLEMAS:
Estudio de problemas y búsqueda de posibles alternativas de solución. El proceso informativo ya ha sido elaborado en una etapa anterior, ciñéndose esta reunión a la búsqueda de soluciones alternativas.
TOMA DE DECISIONES:
Identificación de problemas, análisis, propuesta de soluciones y elección de la más adecuada. Es un tipo de reunión compleja, abarcando todas las demás; la decisión debe ser tomada en grupo con las dificultades que ello representa. Factible en aquellas organizaciones con procesos de gestión de información muy avanzados.
COMBINADAS O ABIERTAS:
Se caracterizan por se combinaciones de diferentes procesos, flexibilidad y apertura. Las reuniones de consulta o evaluación y seguimiento de acuerdos son ejemplos de este tipo.
ESPECIALES:
Por su naturaleza y metodología particular se pueden considerar reuniones especiales las reuniones del tipo conferencia, simposio, seminario, jornadas, congreso, asamblea, convención, comidas de trabajo, ruedas de prensa, etc.
¡IMPORTANTE!
Como conclusión establecemos la necesidad de conocer el tipo de reunión a la que vamos a asistir, evaluando las necesidades de documentación y medios que tendremos que aportar a la misma. Según el tipo de reunión nuestra participación será más o menos importante; la adecuada preparación de la misma, conociendo nuestro posible grado de intervención en función del tipo de reunión, es la mejor garantía de éxito.
ELEMENTOS DE LA REUNIÓN
EL TEMA:
El título general o tema de la reunión define el objetivo prioritario de la misma e, incluso, el tipo de reunión. Puede ser la resolución de un problema concreto o la convocatoria de una Asamblea General Ordinaria de una sociedad. El tema orientará a los convocados sobre las líneas generales de la reunión.
LOS PARTICIPANTES:
- El Director o Coordinador
- El Grupo
- El Secretario
- El Observador (procesos de aprendizaje)
El Director o Coordinador
Es el encargado de lograr que el grupo alcance las metas previstas. Su función consiste en reformular temas, regular la distribución del tiempo y favorecer la dinámica del grupo, sintetizar y concretar las ideas, conclusiones y acuerdos. Es fundamental respetar la figura del Coordinador de reunión, facilitándole su trabajo, única manera de conseguir resultados positivos de la reunión.
El Grupo
El número de asistentes y sus características profesionales serán las adecuadas para el cumplimiento de objetivos de la reunión, conocimiento de los temas a tratar y responsabilidad sobre los mismos. Otro factor importante es la homogeneidad del grupo que facilitará la intervención de todos y el proceso de discusión y participación.
El Secretario
No es necesario que figure en todas las reuniones, sin embargo, cuando es preciso establecer acuerdos y determinar conclusiones, la figura del secretario levantando acta de la reunión es importante.
El Observador
Figura importante cuando hay un proceso de aprendizaje, haciendo un seguimiento del trabajo realizado por el grupo, tanto en la relación entre miembros como respecto a las tareas llevadas a cabo y aprovechamiento de recursos. El observador no debe intervenir en el trabajo del grupo, salvo requerimiento del director o algún miembro asistente, evitando en cualquier caso verse arrastrado por una posible dinámica negativa del grupo. No emitirá juicios, evitando la personalización de las observaciones y matizaciones.
PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN
OBJETIVOS:
Cuando se asiste a una reunión es preciso tener las ideas claras acerca de cual será nuestra participación. Como proceso de intercambio de información, la reunión de tipo informativo, por ejemplo será una plataforma por medio de la que podemos recibir una información que nos resultará útil para nuestro trabajo, o, por el contrario, facilitar una información de nuestra incumbencia que ayudará en el trabajo de los demás; si la reunión es de tipo de toma de decisiones podremos establecer un proceso de análisis y discusión sobre timas concretos que permitan, con el resto del grupo, ayudar a resolver un problema o tomar una decisión. El mejor sistema para evitar el exceso de reuniones, es ser lo más eficaz posible en las reuniones celebradas. Si, a nuestro entender, la participación en una reunión no tiene mucho sentido, es preciso hablar antes con el Coordinador para confirmar la necesidad de nuestra asistencia.
LA CONVOCATORIA:
La reunión realmente empieza en el momento en que los participantes reciben la convocatoria. Los datos fundamentales que figurarán en toda convocatoria son:
La convocatoria llegará a los participantes con la suficiente antelación, de manera que puedan preparar la documentación necesaria. Una vez recibida la convocatoria se leerá detenidamente, comprobando que la fecha y hora de celebración no coinciden con otros compromisos anteriores que nos permitan asistir. Si esto fuera así se le comunicará al Coordinador.
ORDEN DEL DÍA:
Marca las cuestiones a tratar. Ceñirse al orden del día es importantísimo. Si surgen de forma paralela temas de debate es mejor dejarlos para otra reunión, ajustándose al orden del día establecido con anterioridad. La preparación de la reunión estará en función del orden del día, estructurando cada una de nuestras intervenciones en función del mismo.
El Director o Coordinador regulará la marcha del orden del día, para lo que es necesaria la máxima colaboración de los participantes. Cualquier cuestión fuera del orden del día se incluiría, si fuera procedente, al final de la reunión y siempre que no se haya sobrepasado el límite de tiempo; el Coordinador valorará la conveniencia de tratar el tema propuesto.
DURACIÓN DE LA REUNIÓN:
La fijación de límite de tiempo dedicado a cada tema, viene dado por la duración total de la reunión. El establecer un tiempo máximo de reunión no es un inconveniente para facilitar el debate y la participación, sino todo lo contrario, ya que estimula la concisión, determinación de lo esencial, creatividad y responsabilidad de la participación.
Un principio generalizado dice que el tiempo destinado a cada cuestión es inversamente proporcional a su trascendencia, o lo que es lo mismo, los aspectos claves e importantes se deciden rápidamente, mientras que los secundarios o irrelevantes pueden dar lugar a largos debates y contrastes de opiniones.
El Coordinador llevará minutado cada punto del orden del día y se ajustará rigurosamente a ese minutaje de la sesión. En grupos poco experimentados esto puede causar sorpresa inicial, pero crea una disciplina de trabajo que es asumida en reuniones sucesivas de forma gradual por cada miembro participante.
LOS TRECE PUNTOS CLAVE PARA LA REUNIÓN EFICAZ
¡ERRORES MAS FRECUENTES!
Reuniones innecesarias o mal planificadas. Convocatorias ambiguas y con orden del día sin comunicar. Asistencia sin llevar debidamente preparados los temas. Falta de puntualidad. Interrupciones constantes y afán de protagonismo de los participantes. No definir el Coordinador de la reunión o no dejarle hacer su trabajo. Tratar temas no previstos en el orden del día. Fomentar la controversia y la disensión. No hacer un resumen de las conclusiones sacadas. Prolongar excesivamente la reunión. No hacer acta y no distribuirla posteriormente.