Toda reunión implica un proceso de comunicación, simple o complejo, uni o bidireccional emisor/receptor, por el que circula la información que, en nuestro caso, tienen carácter empresarial, con implicaciones para las diversas áreas de la Empresa: dirección, gestión, técnica, producción, comercial, recursos humanos, etc.

La importancia que el tratamiento adecuado de la información está alcanzando en la nueva Empresa, hace que la REUNION, elemento estructurado base de tratamiento de información, merezca una cuidada atención, midiéndose la eficiencia de una Empresa por la capacidad de gestionar adecuadamente este recurso.

TIPOS DE REUNION.

No existe una clasificación exhaustiva del tipo de reuniones. La práctica diaria marca pautas por las que los tipos se entremezclan. La clasificación general por tipos llega hasta una treintena. Sin embargo, es interesante establecer una clasificación genérica que ayude en el proceso de análisis y aprendizaje.

A. Reuniones informativas:

Su objetivo fundamental es la información, ya sea para identificar el origen deun problema, establecer opiniones y juicios de las personas implicadas, comunicar decisiones, transmitir ordenes, etc. En este tipo de reunión no se entra en el análisis de asuntos o cuestiones, como tampoco en la toma de decisiones por parte de los participantes.

EL BRIEFING. Entre las reuniones de tipo informativo, el briefing resulta especialmente interesante cuando se debaten procesos que impliquen aspectos con fuerte creatividad, considerando este concepto en su acepción más clásica aplicada a desarrollo deldiseño, como los de investigación o elaboración de estrategias en las áreas de Dirección y Gestión de Empresa. El briefing es una información preliminar a actuaciones posteriores, donde se maneja información base que permita a las partes implicadas desarrollar aspectos concretos de diverso tipo en el ámbito de la creatividad empresarial.

B. Reuniones consultivas o análisis de problemas:

Estudio de problemas y búsqueda de posibles alternativas de solución. El proceso informativo ya ha sido elaborado en una etapa anterior, ciñéndose esta reunión a la búsqueda de soluciones alternativas.

EL BRAINSTORMING. Torbellino o tormenta de ideas. Cada participante presenta y desarrolla el mayor número de ideas posibles sobre el tema a tratar, aunque esas ideas sean insólitas. Se establecen nuevos matices y puntos de vista. Fomenta la creatividad, rompiendo la monotonía y el conformismo. Finaliza con un análisis lógico de la viabilidad y oportunidad de las ideas expuestas. Puede durar varias horas, e incluso con sesiones en varios días.

C. Reuniones para la toma de decisiones:

Identificación de problemas, análisis, propuesta de soluciones y elección de la más adecuada. Es un tipo de reunión compleja, abarcando todas las demás; la decisión debe ser tomada en grupo con las dificultades que ello representa. Factible en aquellas organizaciones con procesos de gestión de información muy avanzados.

D. Reuniones combinadas o abiertas:

Se caracterizan por se combinaciones de diferentes procesos, flexibilidad y apertura. Las reuniones de consulta o evaluación y seguimiento de acuerdos son ejemplos de este tipo.

E. Reuniones especiales:

Por su naturaleza y metodología particular se pueden considerar reuniones especiales las reuniones del tipo conferencia, simposio, seminario, jornadas, congreso, asamblea, convención, comidas de trabajo, ruedas de prensa, etc. Como conclusión establecemos la necesidad de conocer el tipo de reunión a la que vamos a asistir, evaluando las necesidades de documentación y medios que tendremos que aportar a la misma. Según el tipo de reunión nuestra participación será más o menos importante; la adecuada preparación de la misma, conociendo nuestro posible grado de intervención en función del tipo de reunión, es la mejor garantía de éxito.

LOS TRECE PUNTOS CLAVE PARA LA REUNION EFICAZ:

1. PENSAR SI LA REUNION ES NECESARIA Y QUIEN DEBE ASISTIR.

2. ENVIAR CONVOCATORIA, LO MAS DOCUMENTADA POSIBLE, FIJANDO LA HORA DE COMIENZO Y TERMINACION.

3. TODOS LOS PARTICIPANTES PREPARAN ADECUADAMENTE LA REUNION, ANTES DE SU COMIENZO.

4. SER PUNTUALES. COMENZAR A LA HORA PREVISTA.

5. SE EVITARAN TODO TIPO DE INTERRUPCIONES. ADVERTIRLO PREVIAMENTE.

6. EL DIRECTOR, O QUIEN EL DESIGNE, ACTUARA COMO MODERADOR.

7. DESIGNAR OBSERVADOR Y UN SECRETARIO.

8. NO TRATAR OTROS TEMAS QUE LOS PROPIOS DE LA REUNION.

9. RESPETAR LAS INTERVENCIONES DE LOS DEMAS. PRACTICAR LA ESCUCHA ACTIVA. SER CONCRETOS.

10. BUSCAR SIEMPRE EL CONSENSO.

11. HACER ANALISIS DE LA REUNION.

12. TERMINAR A LA HORA INDICADA EN LA CONVOCATORIA.

13. HACER ACTA DE LA REUNION, A NO SER QUE SE ACUERDE LO CONTRARIO.